Секреты эффективной работы с дебиторской задолженностью

Что заставляет компанию предоставлять товарные кредиты своим партнерам-контрагентам? Конкуренция заставляет многие компании все активнее предлагать своим покупателям продажи с отсрочкой платежа. И если целью отсрочки платежа на поставляемый товар, услугу является увеличение объемов реализации, то обратная сторона этой «медали»- рост объемов сомнительных долгов. Следовательно, необходимо реально оценить все преимущества и потери, учесть позиции конкурентов и выработать наиболее гибкую политику в этом вопросе.

Что такое период погашения долга дебитора?

Срок погашения дебиторской задолженности показывает (в некоторых источниках и учебниках по финансовому анализу и учету определяется как средний срок получения платежа) скорость выплаты ДЗ организации ее клиентами. То есть, другими словами можно сказать, что это тот срок, по окончании которого компания получит денежные средства за реализацию производимых товаров или услуг от своих покупателей.

Для чего нужен его расчет?

В чем заключается необходимость подсчета данного показателя? В первую очередь, для того чтобы контролировать суммы ДЗ, необходимо разрабатывать систему анализа и управления этого экономического показателя.

Также он непосредственно является индикатором эффективности отношений с контрагентами (предприятиями-покупателями). На основании полученных результатов (после подсчета всех коэффициентов) можно дать полную оценку платежеспособности клиента.

Полученные значения можно сравнивать с конкурентами, чтобы проанализировать деятельность предприятия и выявить его слабые стороны, на которые необходимо обратить особое внимание.

Продолжительность погашения дебиторской задолженности за год имеет свои нормативные значения в зависимости от той отрасли, в которой работает предприятие-продавец:

Сравнивать нормативные значения в первую очередь необходимо с предыдущими значениями данного коэффициента предприятия. И, уже исходя из полученного анализа, разрабатывать и внедрять финансовую политику, либо вносить поправки в действующую финансовую стратегию.

Регулярный расчет среднего срока получения платежа является одним из способов повышения рентабельности. Связано это с тем, что данный показатель отражает динамику ДЗ. А самая главная задача в политике управления ДЗ заключается в увеличении оборачиваемости и сокращении продолжительности времени получения денежных средств от дебиторов за продукцию.

Справка. Если фактический срок получения платежа превышает нормативное значение, то это может отрицательно сказываться на ликвидности и рентабельности предприятия.

Работа с дебиторской задолженностью

Работа с дебиторской задолженностью

Работа с просроченной дебиторской задолженностью начинается с момента первого контакта с клиентом, и даже чуть раньше…

Лишите клиента возможности относиться к вам не серьёзно, недооценивать вас.

Не платят только тому, кто позволяет это делать!

Просто отдав товар, вы еще не получили клиента. Вы получите его лишь тогда, когда он за этот самый товар заплатит!

При каких обстоятельствах клиент всегда и вовремя с вами рассчитывается?:

1. Вы в хороших, дружеских отношениях с ним.
2. Вас рекомендовал ему его авторитетный партнер.
3. Вы для него очень ценный поставщик.
4. Вы даете то, чего другие не дают.
5. Вы владеете механизмами влияния на процесс продаж.
6. Вы с самого начала ввели правила игры: «утром деньги — вечером стулья».
7. Вы умеете просить так, что вам трудно отказать.

Причины, которые приводят к увеличению дебиторской задолженности:

• Торговые представители сильно акцентированы на «выбросе» товара на рынок. В их переговорах с клиентом скомкана тема оплаты, либо предлагаются заведомо невыгодные условия поставок, с целью удержания клиента.
• Торговые представители не контролируют взаиморасчеты с клиентами. Тут на лицо проблема в организации отдела продаж.
• Отсутствуют отчеты о дебиторской задолженности. Другими словами, нет недельных целей возврата дебиторской задолженности.
• Торговые представители не напоминают клиентам о деньгах.
• Клиентов приучили не платить. Наверно, самый трудный вариант. Такое случается, если руководитель продаж слишком мягкий и не желает вступать с клиентами в конфликт.
• Отсутствие логики заключения договоров и хаотичный поиск клиентов. Если слишком много клиентов с «особенными условиями» поставок и оплаты, то часто может не хватать оборотных средств.
• Торговые представители не умеют вести переговоры о деньгах.

Самым главным в работе с заказчиком является выработка у заказчика рефлекса: «Со мной не шути, мне отдавай деньги вовремя! Я прихожу в определённый день и в определённое время, деньги лежат и ждут меня! Сначала деньги, потом заказ!» Выработайте у заказчика реакцию неуверенности, страха, беспокойства, когда он слышит имя торгового представителя или организации, в которой вы работаете. ВНИМАНИЕ! Эти чувства должны возникать только тогда, когда он просрочил платежи!

Для того, чтобы приучить заказчика вовремя возвращать деньги, позаботьтесь о некоторых факторах:

1. Покажите, что товар продаётся — продажи с полки
2. Не перегружайте заказчика — сделайте правильный заказ
3. Чётко оговорите условия работы
4. Чётко оговорите сроки возврата денег
5. Оговорить действия и ответственность каждой стороны
6. Нарисовать схему возврата денег
7. Узнать, чем она подходит заказчику
8. Узнать, в каких случаях денег не будет
9. Узнать, что делать, если деньги не приготовили
10. Когда будут выполнены эти условия, требуйте настойчиво деньги. Будьте сильной личностью, проявляйте настойчивость.

Схема отгрузки товара в торговую точку для избежания просроченной дебиторки:

Преодолейте страх потерять клиента! НИКОГДА не везите новый заказ, пока клиент не рассчитался с вами за старую поставку! Блокируйте новые поставки!

Помните, что заказчики в первую очередь платят тому, кто настойчиво требует деньги!

Если вам не отдают долг в течении 1-2 месяцев, значит вами манипулируют. Если вам не отдают долг более, чем 0,5 года, значит вами манипулируют постоянно!

При возврате дальнего долга необходимо:

1. Настаивать на возврате всей суммы полностью
2. Не соглашаться на расчёт, если заказчик не даёт 100% согласия на возврате всей суммы полностью в оговоренный день
3. Отсекать манипуляцию заказчика «Я не буду с вами работать»
4. Отсекать манипуляции заказчика «Вчера была налоговая и забрала все деньги», настойчиво договаривайтесь о возврате всей суммы полностью в конкретный день и в конкретное время
5. Проявить принципиальность в создании договорённости непосредственно в текущих переговорах
6. Дать понять заказчику, что вы решительны в заборе долга. После чёткой договорённости задайте контрольный вопрос: «Что мне делать, если я денег не получу?»
7. Сообщите заказчику, что вы не угрожаете, вы лишь хотите забрать свои деньги

Как узнать, что вы построили систему возврата денег на своём районе?

Просроченная (более 14-21 дней и более 7-14 дней — для скоропортящихся продуктов) дебиторская задолженность составляет менее 10% общей задолженности по вашему району.

«Давние» долги (более 40-60 дней) составляют не более 1% от общей суммы дебиторской задолженности по вашему району.

Доказано и проверено на практике, что построение системы продаж начинается с того, что вы приучили своих заказчиков возвращать деньги своевременно.

Психология работы с дебиторами:

• Важно понимать, что сама схема работы с дебиторской задолженностью достаточно проста. Но ее эффективность зависит от некоторых психологических приемов, которые нужно отрабатывать на тренинге. Вот некоторые из них:
• Звонить лучше в первой половине дня (до 12 часов).
• Все звонки сгруппировать в короткие, по 45 минут сессии.
• «Сложным клиентам» лучше звонить стоя, или двигаясь.
• Нужно отлично понимать психотип клиента и правильно подбирать интонацию.
• Можно и нужно использовать шутки, но понимать с кем и что говорить.
• Нельзя использовать не отработанные на тренинги приемы убеждения.
• Есть смысл научиться быстро менять сценарий переговоров. Используйте несколько сценариев переговоров.
• Будьте готовы к отказам и нежеланию принимать звонок.

ВЫВОДЫ: Если вы мягкий человек, если не можете давить на продавцов и решать финансовые вопросы и проблемы, то идите работать туда, где зарплату просто платят, а с деньгами чужих людей вам не придётся иметь дело. Или же научитесь быть более решительным, жёстким и настойчивым!

Схема работы с дебиторской задолженностью по телефону:

1. Звоним и предлагаем рассчитаться

Здороваемся и называем цель звонка. Цель звонка: оплата за полученный клиентом товар. Говорим спокойно, уверенно, четко и не комкаем ключевые слова. Делаем паузу и ждем ответа клиента. Обязательно нужно дождаться ответа. Это как индикатор того, что клиент понял цель звонка, и готов говорить.

Напоминаем размер задолженности, факт поставки, время, объем последней отгрузки и четко проговариваем сумму которую клиент должен заплатить.

Например: «22.03.2009 г. вам доставили товар (объем, количество, наименование) на сумму 19000 грн. Размер вашей задолженности на 22.05.2009 г. 12.000 грн. Ваша общая задолженность перед нами — 12000 грн. без пени и процентов просрочки платежа».

Внимание!

Сразу предлагаем оплатить 100% задолженности, указываем до какой даты. Нельзя оправдываться и просить. Слушаем объяснения, обещания клиента и записываем их.

2. Аргументация предложения

Соглашаемся с обещаниями, благодарим собеседника за то, что он понимает ситуацию. Если обещание нам подходят, благодарим и переходим к следующему этапу, если не подходят — предлагаем свою схему оплаты. На этом этапе нужно привести понятные для обеих сторон аргументы для осуществления проплат.

Например: «Мы с вами уже не первый год работаем в торговле. Кому, как не вам знать, как важно соблюдать графиков расчета со своими ключевыми поставщиками».

3. «Дожимаем» решение

Просим указать дату и суму первой оплаты по предложенной Вами схеме. Если клиент отказывается платить, объясните ему последствия, которые грозят в случае отказа от своих обязательств.

Например: «С начала 06.2009 г. в соответствии с договором, на сумму просроченного платежа будет начисляться пеня в размере 0.5% от суммы долга за каждый день просрочки платежа. Это вам выльется в 300 грн. в неделю переплаты по долгу . Мне бы очень не хотелось предпринимать в нашем сотрудничестве крайних мер, но это заставит нас обратиться к пункту договора о разрешении споров через суд».

4. Варианты решений

По теме: Мтс периодические услуги ежемесячная плата что это

После «силовых прогнозов», нужно предоставить вашему клиенту варианты решения.

Например, продолжите разговор так: «Предложение, которое по моему мнению может удовлетворить обе стороны …» — далее ваше предложение. Это может быть оплата 50% завтра, а 50% в равных долях в течение следующей недели.

Важно! Зафиксируйте даты и суммы проплат и ответственных лиц. Возьмите телефон бухгалтера и сегодня позвоните ему, узнайте было ли распоряжение об оплате.

5. Закончите разговор на позитивной ноте

Прощаемся. Благодарим за предметный разговор. Напомните, что вы планируете приехать к своему клиенту на следующей неделе и привезете новые образцы товаров, проведете обучение продавцов, обновите рекламные материалы … или что-то другое? что вы запланировали. Смягчит тон своего голоса и поблагодарите за понимание ситуации.

Такая схема результативна в 98% случаев.

Правильная работа с просроченной дебеторкой:

Не правильное поведение в торговой точке при возврате просроченной дебиторки:

Вернуться в раздел «Читалка»

Источник: https://xn--80ablv6bya.com/index.php/rabota-s-debitorskoj-zadolzhennostyu

Как определяется продолжительность погашения дебиторской задолженности за год?

Охарактеризовать это понятие можно следующим образом: срок получения денежных средств компании от своих клиентов за один календарный год.

Чтобы точно подсчитать данный показатель, было выведено несколько формул.

Основная формула периода погашения дебиторской задолженности выглядит следующим образом:

Срок получения ДЗ = (360*среднегодовая сумма ДЗ) / выручка.

Продолжительность погашения дебиторской задолженности за год рассчитывается также по формуле, но в этом случае придется также вычислять и коэффициент оборачиваемости:

Срок получения ДЗ = 360 / коэффициент оборачиваемости ДЗ.

Что показывает средний срок погашения ДЗ?

Средний период погашения дебиторской задолженности показывает определенный временной промежуток, за который организация ожидает оплату за предоставленные другой компании товары или услуги.

Как же подсчитать данный коэффициент? Средний период погашения дебиторской задолженности рассчитывается как:

Средний срок ДЗ = (длительность одного периода*ДЗ) / нетто (совокупная выручка от продаж).

По данной формуле средний срок погашения дебиторской задолженности исчисляется в днях.

Интерпретировать полученные результаты после подсчета среднего срока выплаты ДЗ можно таким образом:

• в первую очередь, он является индикатором времени для оплаты долгов дебиторами;
• если полученные значения слишком высокие, это может говорить о том, что клиенты компании не могут вести рациональную кредитную политику.

Внимание! Анализ на основе этого коэффициента возможен только в том случае, если в бухгалтерской отчетности реализация произведенных товаров или услуг в кредит и за наличные денежные средства разграничена по временным периодам.

Помимо этого, просроченная ДЗ списывается в конце календарного года. Эту проблему как раз и можно решить с помощью данного показателя.

Работа с дебиторской задолженностью. Ошибки Мегафона

Бизнес процесс работы с дебиторской задолженностью крайне важен для любой компании. Но если одни выполняют его эффективно, с ориентацией на дальнейший возврат клиента, то другие допускают серьезные ошибки и теряют клиентов.

Задолженность может возникнуть по разным причинам. Соответственно, действия по возврату долга, должны различаться и зависеть от этих причин.

Внимание!

Предлагаю рассмотреть часть процесса по работе с дебиторской задолженностью компании Мегафон, разобрать ошибки и оптимизировать его.

Почему я выбрал именно этот процесс, именно этой компании? Причина проста – недавно мне пришлось в нем поучаствовать, в роли абонента – должника. Должен признать, это был крайне негативный опыт.

Предыстория

Сим карта была приобретена в 2011 году для планшета. Безлимитный интернет предоставлялся по предоплате. Абоненткой платы не было. Спустя некоторое время я сменил оператора и перешел на более выгодный тариф. Зная, что абонентской платы нет, я просто прекратил пользоваться сим картой.

История

Недавно со мной связались представители коллекторского агентства «Рус коллектор» и объяснили, что являюсь злостным не плательщиком и задолжал Мегафону астрономическую сумму в 411 рублей. Я не стал выяснять обстоятельства а просто погасил задолженность и уведомил об этом Рус коллектор.

На этом история не закончилась и мне, и моим родственникам регулярно поступали звонки с требованием погасить оплату, а так же с угрозами о внесении меня в черный список «Не выездных». При этом каждый раз, я объяснял что оплата произведена.

Однако, схема взаимодействия Рус коллектора и Мегафона весьма смутна и мне доходчиво объяснили что звонки будут поступать до тех пор пока Мегафон «Не обновит базу».

В общем история не приятная. Но дело не в этом.

Я уже говорил о том, что бизнес процессы должны быть ориентированы на клиентов. Рассказывал о том, как провести экспресс анализ бизнес процессов на ориентацию на клиентов. Теперь, на описанном случае, покажу как провести такой анализ и оптимизировать процесс.

На основании анализа ситуации, можно сказать что, данный участок процесса выглядит следующим образом.

Процесс работы с дебиторской задолженностью. Мегафон

Пояснения к схеме:

• Кружок означает событие. Событие можно детализировать и раскрыть в подпроцесс, но в конкретной схеме в этом нет необходимости. Обратите внимание, процесс начинается с события, т.е. что то произошло и процесс запускается. В моем случае таким событием стало то, что баланс стал равен нулю.
• Ромб означает ветвление, т.е. варианты развития событий.
  Если у абонента есть подключенные услуги с абонентской платой, то процесс развивается дальше, если нет, то фактически заканчивается.
• Прямоугольник означает операцию.
• В событиях «Достигнут предел задолженности» и «Определенное время» точные значения неизвестны. Но сейчас это и не нужно.
• Операция «Связаться с абонентом по отключенному номеру» взята из моего опыта. Т.е.
  операторы пытаются связываться с абонентами, но почему это делается по отключенному а не дополнительному номеру – не понятно. При подключении абонента, у него обязаны узнать дополнительный контактный телефон. Я свой указывал. Собственно по нему коллекторы и связались.
• Окончанием процесса так же является событие.
  В данном анализе это не особо интересно, поэтому событие просто отсылает к следующему процессу.

Средний срок погашения дебиторской задолженности: определение, назначение и формула

Сроком погашения дебиторской задолженности (СПдз) называют средний отрезок времени ожидания продавцом платежа от покупателя после реализации продукции.

Рассчитать СПдз можно по формуле:

ДП — длительность анализируемого периода в днях;

ДЗ — дебиторская задолженность в рублях;

В — выручка (нетто) от всех видов продаж.

Данный показатель имеет большое значение при оценке финансового положения компании, а именно:

• чем длиннее этот временной отрезок, тем выше риск непогашения задолженности;
• превышение фактического срока погашения долга над установленным в договоре сроком может повлиять на степень ликвидности компании.

Как влияют спецусловия договора на ликвидность дебиторской задолженности, см. в материале «Ликвидность дебиторской задолженности (нюансы)».

Использование данного показателя при анализе отчетности помогает оценить финансовую устойчивость компании в краткосрочной перспективе.

Как связаны срок погашения задолженности и процедура выбора контрагента

Нет смысла применять формулы и просчитывать срок погашения дебиторки, если контрагент является однодневкой или финансово ненадежным партнером.

Чтобы обезопасить фирму от просроченных долгов, к выбору контрагента необходимо подходить с должной осмотрительностью — налоговики для этого предлагают компаниям и ИП применять общедоступные критерии, утвержденные приказом ФНС России от 20.05.2007 № ММ-3-06/[email protected] (регистрация контрагента по «массовому» адресу, отсутствие данных госрегистрации в ЕГРЮЛ и др.).

Как снизить риски нарушения сроков платежей

Если фирма работает с отдельными контрагентами регулярно, снизить риски нарушения сроков погашения долгов помогает дополнительный анализ, в результате которого принимается решение о целесообразности продолжения партнерских отношений с данным контрагентом или рассматривается необходимость корректировки существующих условий договоров в части сроков и условий погашения дебиторской задолженности.

Для проведения такого анализа потребуются следующие группы показателей за весь период работы с данным покупателем:

• календарные (общее время работы с конкретным контрагентом);
• статистические (объемы хозопераций с данным клиентом);
• финансовые (показатели деятельности контрагента по данным отчетности);
• расчетные (коэффициенты оборачиваемости его задолженности);
• детализирующие (сроки и объемы просроченных долгов);
• прогнозные (конъюнктура товарного рынка);
• прочие (неформальная оценка клиента работающими с ним менеджерами и др.).

Показатели оцениваются по 100-балльной шкале, и каждому из них присваивается вес значимости. В результате подсчета баллов определяется сводный рейтинг контрагента. Затем принимается то или иное решение в отношении конкретного покупателя (см. таблицу ниже):

Возможные варианты решения

Договор заключается только на условиях 100%-ной предоплаты

Какие критерии и формулы применить при анализе прибыльности компании, см. в материале «Как провести анализ рентабельности?».

Каков порядок работы с дебиторской задолженностью?

Работа с дебиторской задолженностью позволяет компании решать целый комплекс задач, начиная с избавления от ненужных затрат и заканчивая сохранением финансовой устойчивости. Из нашего материала вы узнаете о способах и особенностях такой работы.

Долги дебиторов: где отражаются в балансе и для чего с ними работать

Задолженность за поставленные товары и услуги: основные этапы работы с дебиторкой

Как продать дебиторскую задолженность

Взаимозачет дебиторской и кредиторской задолженности

Нюансы работы с подотчетной дебиторкой

К чему приводит плохая работа с долгами контрагентов

Итоги

Долги дебиторов: где отражаются в балансе и для чего с ними работать

Долги дебиторов отражаются в балансе кредиторов в одном разделе с денежными средствами и иными оборотными активами. Однако мобильность дебиторки существенно ниже денег, и она требует дополнительных усилий (работы с дебиторской задолженностью). Результат такой работы — своевременное погашение долгов и отражение в балансе дебиторской задолженности в достоверной оценке.

Работу с дебиторской задолженностью можно представить в виде набора процедур, позволяющих своевременно получить или взыскать с наименьшими потерями причитающиеся деньги. Способы работы с задолженностью дебиторов зависят от состава и структуры самой задолженности.

Обычно дебиторская задолженность включает:

• долги контрагентов за товары, работы, услуги;
• не отработанные подрядчиками и поставщиками авансы;
• переплаченные налоги и страховые взносы;
• не возвращенные работниками фирмы подотчетные суммы, ссуды и займы;
• иную задолженность (санкции за нарушение условий хоздоговоров, компенсацию причиненных фирме убытков и др.).

Как воздействовать на нерадивого дебитора, узнайте из материалов:

Как работать с отдельными видами дебиторской задолженности, расскажем далее.

Задолженность за поставленные товары и услуги: основные этапы работы с дебиторкой

Работу с дебиторской задолженностью, возникающей из договорных обязательств, можно разделить на несколько этапов:

• подготовительный — проверка потенциальных контрагентов (их финансового положения, платежеспособности, надежности и др.);
• документальный — этап подготовки проекта договора и определения основных его условий (порядка и сроков погашения, санкций за их неисполнение, рассрочек, скидок и др.);
• контрольный — отслеживание исполнения контрагентом сроков и объемов погашения долгов по договору;
• оперативный — набор процедур, способствующих снижению риска перехода долгов дебитора в разряд сомнительных и безнадежных;
• взыскательный — этап работы с дебитором в судебных органах или с применением специальных способов взыскания задолженности (например, с помощью уступки права требования);
• заключительный — своевременное списание безнадежных долгов, перевод задолженности в состав сомнительной со всеми вытекающими учетными последствиями.

На каждом этапе работы с дебиторкой применяются специальные способы и методы. Например, проверку контрагентов проводят с помощью критериев отбора, анализа и расчетов финансовых показателей с учетом сложившейся практики работы с конкретным партнером.

Как оценить надежность партнера, см. материал «Проверка контрагента на сайте налоговой (нюансы)».

Эти методы фирма разрабатывает самостоятельно и описывает их в отдельном локальном акте (инструкции, положении, методике).

Об одном из методов работы с дебиторкой узнайте из следующего раздела.

Как продать дебиторскую задолженность

Фирме может потребоваться продать долг контрагента, если, например:

• возникает острая нехватка денежных средств для обеспечения нормального хозяйственного цикла при отсутствии возможности требования долга до истечения обозначенных в договоре дат;
• появляется сомнение в способности контрагента погасить долг (переход в стадию банкротства, снижение его финансовой состоятельности в связи с кризисом отрасли и др.).

Чтобы продать долг дебитора, необходимо:

• уведомить должника о заключении договора цессии;
• подготовить необходимые документы (первичку, договор цессии и др.);
• произвести запись о доходах и расходах по сделке в бухучете;
• учесть нюансы налогообложения уступки права требования долга.

Подробности о том, как продать дебиторскую задолженность упрощенцу, узнайте из статьи «Договор цессии при УСН доходы минус расходы (нюансы)».

Взаимозачет дебиторской и кредиторской задолженности

Взаимозачет можно рассматривать как один из методов работы с долгами дебиторов — ускорить расчеты и упростить расчетные процедуры с его помощью можно в том случае, когда между дебитором и кредитором существуют взаимные долги.

Для проведения взаимозачета необходимо, чтобы:

• требования дебитора и кредитора были однородными (сопоставимыми);
• срок исполнения обязательств наступил.

Необходимо учесть еще и дополнительные условия:

• договор не должен содержать запрета на проведение взаимозачета и противоречить закону;
• срок исковой давности долгов не истек.

Перед оформлением взаимозачета проводится сверка долгов и согласование их суммы.

Когда оформление акта сверки нежелательно, см. в сообщении «Чем грозит сверка с «безнадежным» контрагентом?».

Законом не регламентируется форма документа о взаимозачете, поэтому контрагенты могут составить его, например, в виде:

• соглашения или акта о взаимозачете;
• договора о зачете взаимных требований.

Как упрощенцу оформить взаимозачет, см. в статье «Порядок взаимозачета при УСН “доходы”».

Нюансы работы с подотчетной дебиторкой

Дебиторская задолженность по подотчетным суммам может возникнуть, если, например:

• в компании отсутствует отлаженная система выдачи денежных средств под отчет (не определены процедуры выдачи денег сотрудникам, не установлены сроки возврата и отчета по ним и др.);
• сотрудник уволился и подотчетные суммы не вернул, а при окончательном расчете их удержать не удалось;
• работник находится в долговременной командировке и у него отсутствует возможность отчитаться в срок за полученные под отчет деньги.

Наладить своевременный возврат подотчетных средств и процесс регулярной отчетности подотчетных лиц помогают следующие меры:

• утверждение в компании положения о порядке выдачи денег под отчет;
• издание приказа со списком лиц, которым допустимо выдавать деньги на хозяйственные нужды;
• закрепление отдельного сотрудника бухгалтерии для контроля над своевременностью и полнотой отчетности по полученным сотрудниками денежным средствам.

Что предусмотреть в обязанностях бухгалтера по работе с подотчетниками, см. в материале «Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами».

К чему приводит плохая работа с долгами контрагентов

Отсутствие в компании отлаженной системы работы с долгами может негативно отразиться на ее:

• финансовой устойчивости и платежеспособности — отсутствие своевременно полученных от контрагентов денег не позволяет фирме расплачиваться с персоналом, бюджетом, закупать материалы, то есть осуществлять свою обычную деятельность;
• репутации — отсутствие необходимой и достаточной денежной массы не позволяет фирме своевременно выполнять свои обязательства перед поставщиками и бюджетом;
• конкурентных преимуществах — замороженные деньги, выпавшие из оборота из-за просроченных долгов контрагентов, могли бы использоваться компанией для разнообразных целей (ее развития, получения альтернативных доходов и др.);
• внутреннем потенциале — отвлеченные на взыскание долгов ресурсы фирмы могли бы использоваться на новых проектах и ее развитии;

Кроме того, недостаточная работа с дебиторами, приводящая к судебному истребованию задолженности, требует дополнительного отвлечения денег и трудозатрат (которых можно было бы избежать при отлаженной системе работы с дебиторами).

Итоги

Порядок работы с дебиторской задолженностью компания разрабатывает самостоятельно. Среди основных этапов такой работы можно назвать: предварительную проверку потенциальных дебиторов, грамотно выверенные условия договоров, системный подход к процессу напоминания контрагентам о долгах и своевременному их взысканию.

По теме: Как можно оформить кредит на телефон

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/kakov_poryadok_raboty_s_debitorskoj_zadolzhennostyu/

Как регулировать сроки погашения задолженности дебиторов

Нестабильность платежной дисциплины контрагента заставляет фирмы и ИП работать со своими контрагентами на условиях предоплаты. Однако, придерживаясь таких платежных требований, можно потерять целый сегмент потенциальных покупателей.

Данное обстоятельство вынуждает продавцов заключать договоры на условиях товарного кредита, а контроль над соблюдением сроков погашения дебиторской задолженности в этом случае становится еще более трудоемким.

Здесь на первый план выходит задача управления дебиторкой, для решения которой необходим специальный набор аналитическо-расчетных процедур:

• сначала требуется проанализировать существующую дебиторскую задолженность с помощью специальных показателей и коэффициентов (о них подробнее в следующем разделе);
• затем необходимо организовать регулярный контроль над платежной дисциплиной контрагентов;
• при необходимости можно применять и иные меры (например, проводить анализ влияния изменений политики компании в товарном кредитовании на ее прибыль и т. п.).

Эффективно управлять дебиторской задолженностью и получать оплату в согласованные в договоре сроки помогут:

• автоматизация учета и контроля погашения дебиторской задолженности;
• мотивация менеджеров по продажам посредством привязки величины премиальных к своевременному (или ранее предусмотренных сроков) получению платежей от покупателей;
• внедрение практики заблаговременного выставления счетов на оплату и регулярного напоминания клиентам о приближении срока платежа;
• закрепление срока начала работы с просрочкой платежа сразу на следующий день после наступления договорного срока оплаты (если деньги от покупателя в срок не поступили);
• иные меры (координация работы менеджеров по наиболее значимым платежам и др.).

Какие меры помогают снизить риски невыполнения обязательств, узнайте из материала «Обеспечительный или гарантийный платеж по договору аренды».

Цели и задачи управления дебиторской задолженностью

Основными целями управления дебиторской задолженностью являются:

• ограничение приемлемого уровня дебиторской задолженности;
• выбор условий продаж, обеспечивающих гарантированное поступление денежных средств;
• определение скидок или надбавок для различных групп покупателей с точки зрения соблюдения ими платежной дисциплины;
• ускорение востребования долга;
• уменьшение бюджетных долгов;
• оценка возможных издержек, связанных с дебиторской задолженностью, то есть упущенной выгоды от неиспользования средств, замороженных в дебиторской задолженности.

Способность такого актива, как дебиторская задолженность быть конвертированным в денежные средства — становится ключевой задачейлюбого сбытового подразделения каждой компании. Задачаи, в свою очередь, подразделяется на несколько подзадач:

• определениеи поддержание оптимальный объема дебиторки,
• оборачиваемость задолженности;
• отслеживание качества дебиторской задолженности.

Естественно, что эти подзадачи ложаться на плечи сбытовиков и требуют квалифицированного управления дебиторской задолженностью. Мой опыт управления сбытовыми подразделениями показывает, что усилия по возврату дебиторской задолженности уверенно стоят выше по праблематике среди остальных задач сбытового подразделения и являются одним из наиболее действенных мер оптимизации расходов предприятия, повышения эффективности сбыта. Возврат задолженности в запланированные учетной политикой сроки — реальная возможность восполнения так необходимых оборотных средств для любой фирмы.

Управление дебиторской задолженностью состоит из тех же не специфических любым другим видом управленческих функций:

• планирование,
• организация,
• мотивация;
• контроль и анализ.

Планирование дебиторской задолженности — это процесс предварительных финансовых расчетов, оценоки управленческих решений. Чтобы планирование дебиторки было реальным, а значит — эффективным, необходимо сформулировать стратегию организации, определить политику сбыта, выбрать рациональные параметры дебиторки. Планирование величины дебиторской задолженности — был, есть и будет одним из важнейших.

Организация управления дебиторкой, текущая работа с дебиторской задолженностью, должен стать обязательным моментом сбытового подразделения и потребует пристального внима­ния руководителей и менеджеров. Определение подходов к управлению дебиторской задолженностью, этапов и методов — проблема, которая не имеет однозначного реше­ния, зависит от специфики деятельности предприятия и личных качеств руководства. Так как управление дебиторской задолженностью является составляющей системы управления предприятием, то сам процесс управления ею можно осуществлять этапа­ми. Кроме того, управление дебиторской задолженностью происходит во времени, и естественно, что его необходимо представлять в виде некоторой этапной системы.

Для управления дебиторской задолженностью необходима прозрачная. цельная, своевременная и актуальная информа­ция о дебиторах, платежах и задолженности: данные о выставленных дебиторам счетах, которые не оплачены на данный момент; время просрочки платежа по каждому из счетов; размер безнадежной и сомнительной дебиторской задолженности, оцененной на основании установленных фирмой нормативов; кредитная история контрагента (средний период просрочки, средняя сумма кредита). Как правило, такие сведения можно получить при исследовании системы бухгалтерского учета.

Под мотивацией подразумевается совокупность административных, психологических моментов, которые определяют поведение должника, менеджера Вашей компании в целом.

Действия по контролю дебиторской задолженности — подготовка стандартов действий, сравнение фактических результатов со стандартными. В процессе выполнения контроля дебиторской задолженности собирается информация о финансовом положении дебиторов, от которых зависит состояние дебиторской за­долженности. Основная сложность на данном этапе заключается в определении мини­мального объема и номенклатуры данных, которые позволяют управляющему субъекту иметь ясное представление о состоянии объекта управления. Данное обстоятельство связано с двумя моментами. Первый момент вызван тем, что для сбора и обработки учет­ной информации необходимы денежные средства, которые всегда ограничены. Второй момент вызван тем, что информация может дублироваться и опаздывать, а это не спо­собствует принятию обоснованного решения. Анализ дебиторской задолженности — исследование и выделение факторов, влияние которых привело к появлению отклонений фактических пара­метров состояния дебиторской задолженности от плановых показателей.

Срок погашения задолженности нарушен: последствия в учете продавца

Не оплаченная в срок и ничем не обеспеченная задолженность дебитора признается, по нормам бухучета, сомнительным долгом и требует в обязательном порядке создания в бухучете специального резерва по сомнительным долгам (п. 70 Положения по ведению бухучета и отчетности).

Создавать резерв в бухучете обязаны все фирмы, у которых есть такие долги, включая малые компании.

Как зарезервировать просроченную дебиторку в бухучете, расскажет материал «Резервы по сомнительным долгам в бухгалтерском учете».

В налоговом учете создание подобного резерва является добровольным. При этом необходимо учесть, что с 2020 года по нормам п. 1 ст. 266 НК РФ сомнительной признается только та часть долга дебитора, которая превышает кредиторскую задолженность. В предыдущих периодах фирмы могли законно включать в резерв всю сумму сомнительной дебиторки, даже при наличии встречных кредиторских долгов (письмо ФНС России от 24.12.2013 № СА-4-7/23263).

Узнайте о налоговых особенностях создания резерва по сомнительным долгам из материала «Резерв по сомнительным долгам в налоговом учете (нюансы)».